Sağlıklı hazırlanan bütçelerde sadece iyi bütçe tekniğinin yeterli olmadığı, aynı zamanda işi gerçekten iyi bilenler tarafından hazırlanması ve bütçeyi etkileyebilecek dış etkenlerin farkında olunması gereklidir.Bütçeler şirketlere bir planlama rehberlik hizmeti sunarlar. Bütçeleme sayesinde şirketler karar verirken ve farklılıkları araştırırken faydalı bilgilere de sahip olmuş olurlar. Bütçeleme şirkete değişen şartlara bağlı olarak oluşan geri bildirimlere dayanarak yeniden geleceğini planlama hususunda önemli katkı sağlar.
Gerçekleşebilir oluşu, adil oluşu ve geniş bir katılımla hazırlanması halinde bütçelerin işletme sahipleri ile çalışanlar arasında iletişimi ,işletmeye olan bağlılığı ve motivasyonu önemli ölçüde arttıracaktır.Bütçeleme işlemi takım çalışması sonucu gerçekleşmelidir. Yukarıdan aşağı yapılan bütçeleme üst yönetim tarafından organizasyonda yürürlüğe konan bir bütçeleme türüdür. Bu yöntem bütçe hazırlama işlemi için verimli bir yol olabilir fakat çalışanların iştirak etmemesi sebebiyle bu tür bütçeler çalışanların ilgisiz kalmalarına ve yapılan işler sırasında oluşabilecek problemlerin çözümünde isteksiz olmalarına sebep olabilir.
Çalışanlar hazırlanması sırasında bir parçası olmadıkları bütçelere karşı sahiplenme duygusu hissetmezler. Aşağıdan yukarıya bütçeleme sürecinde, geniş katılımla bütçeleme yapıldığında her departmanın kendi departman başarısı ve şirket hedeflerine göre ihtiyaç ve gereksinimlerini daha net olarak belirlenmiş olacaktır. Çünkü çalışanlar kendileri oluşumuna katkı sağladıklarından hazırlanan bu bütçeyi sahiplendikleri gibi bazen fazla sahip çıkabilirler.Bu uygulamanın dengeli yapılması gerekmektedir. Üst yönetim hangi model bütçeyi kullanacaksa önce bir yol haritası oluşturması gerekecektir.Bütçe hedeflerini tutturan veya olumlu yönde uygulayan kişi ya da personeller teşvik sistemi uygulanması son derece önemlidir.Bütçelerde gevşeme ya da istismar edilme gibi etkenlerin etkisinde kalmamak için bir yönetmelik hazırlanması gerekmektedir.Öncelikle departmanların kendi durumlarını ffiii durumdan iyi gösterebileceği gibi teşvik alabilmek amacıyla giderlerinde ihtiyaçtan daha az miktarlarda harcama yoluna gidebilirler. Aynı zamanda tam tersi gerçekleşmesi çok xor bütçelerde cesaret kıracağı için gerçekleşmeyebilir.Hangi yaklaşım benimsenirse benimsensin geleceğin tahmini olan bütçe planlamasının bir rehber olduğunu kabullenerek bu bütçe planlamasının değişime uğramayacağını yada esnetilemeyeceği gibi bir düşünce içinde olmamaları da oldukça önemlidir. Eğer fırsatlar ortaya çıkarsa, koşullar değişirse, görülemeyen durumlar gelişirse, bu tür fırsatların avantajlarını bulmak ve kullanmak konusunda bütçenin bir engel teşkil etmesi için hiçbir sebep yoktur.
Bütçelerin hazırlanması ve gerçekleştirilmesini kontrol etmesi amacıyla bir çok şirket bir bütçe departmanı ya da bütçe uygulama komisyonu oluşturur.Ayrıca bütçe farklı bölümlerin birbirleriyle iletişim kurmalarını ve bilgi iletişim ağının gelişmesine de katkı sağlar.Satış, üretim, iç satın alma, dış satın alma ,mühendislik, planlama ve stok kontrol, ithalat, endüstriyel ilişkiler, satış pazarlama, depo, bilgi işlem, muhasebe, finansman,kalite kontrol , lojistik, gibi diğer tüm departmanlar, şirketin hedeflerine ulaşmasında kendi departmanlarının bütçe hedeflerini görerek adımlarını ona göre atacaklardır. Bu katılımcılık farklı departmanların bütçe son haline gelinceye kadar birbirleriyle mutabık kalarak iletişim kurmalarında uyumlu bir hedefe varma açısından uygun zemin hazırlamaktadır.
Çalışanların hedeflerini dikkate alınmadığında başarıdan bahsetmek oldukça zordur.Bütçe tamamlama aşaması ilgili departmanların bütçe hedeflerini kabul etmeleri ve üst kademe yöneticilerine sunulan bütçe planlamasının onaylanması ve imzalanması ile uygulama başlamış olur.Şirketin üretim karması, satış hedefleri ve fiyatlarındaki değişiklikler, işçilik ücretlerindeki değişiklikler,satış sonrası iadeler, faaliyet giderlerindeki önemli değişiklikler ,mühendislik gereksinimlerine bağlı olarak şartların değişmesi durumunda bütçe revizyonuna gidilmesi gerekmektedir.
Kaynak : Mali İşler Danışmanlık ekibi
paylaş
twittle
paylaş
paylaş